С начала 2017 года компании обязаны архивировать свои электронные письма в соответствии с законом. Основная основа для этого — так называемые GoBD (также “Принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным”. В оригинале здесь для поиска.). В этом контексте часто обсуждается “правозащищённые” и “GoBD-конформные” архивирование почты обсуждается. Но что именно означает GoBD-конформный? Когда архивирование почты является GoBD-конформным и когда нет?

Мы объясняем, на что действительно обращается внимание в теме соответствия GoBD.

Важно точно рассмотреть понятие «соответствующий GoBD» и его значение, поскольку здесь преобладают многие недоразумения, и суть часто остается скрытой. Итак, давайте подробнее рассмотрим детали:

Налоговая служба разъясняет в GoBD, какие требования предъявляются к ИТ‑поддерживаемому бухгалтерскому учетупроцессы действуют. (Кроме того, GoBD однозначно указывает, что любые сертификаты продуктов по решениям архивирования электронной почты, включая и недействительны являются. (см. GoBD, глава 12 (пункт 179 и 181)).

Правильно, финансовая администрация ставит, таким образом, „процесс“ и не „продукт“ в фокус: надёжное с точки зрения закона архивирование почты означает, что весь процесс должен рассматриваться в контексте электронной почты с учётом требований GoBD и не только, а также не изолированно технический компонент, который в конечном итоге архивирует электронные письма (Benno MailArchiv).

Внедрение GoBD‑соответствующего архивирования электронной почты, которое также будет соответствовать законодательству и быть юридически безопасным, означает, что комбинация из аппаратного обеспечения, программного обеспечения и организации должна обеспечить полнотуäдность, целостäть, а также возможность повторного поиска налогово‑значимых электронных писем. Технология сама по себе (и в частности программное обеспечение для архивирования почты) фактически является лишь средством для достижения цели или частью полного решения “Mailarchivierung”, который охватывает весь процесс вокруг темы электронной почты охватывает.

Для создания законодательно соответствующего и юридически надёжного архивирования всех коммерческих и налоговых релевантных электронных писем в соответствии с HGB, AO, GoBD необходимо, в соответствии с требованиями GoBD, помимо технической настройки архивирования подготовить документацию процесса для документирования соответствие общего процесса “Mailarchivierung” создать. Документация должна при этом, в частности, описывать интерфейсы между программным обеспечением архивирования почты и окружающими системами и поток Fluß электронных писем в архив, а также включать согласованные процедуры контроля и обслуживания (то есть организация либо “Orgware”).

Как мы уже в нашем Whitepaper „Юридические аспекты законно‑соответствующего архивирования почты“ подробно изложено, законодатель ожидает, что компоненты процесса, данные и документы реализованного архивирования почты от независимого третьего лица в отношении их формальной и фактической правильности будут проверяемы в разумные сроки. (Это относится как к проверяемости отдельных бизнес‑операций, так и к проверяемости системы и процессов, происходящих в ней). Проверяемость надлежащего ведения архивирования почты требует наличия соответствующей документации процесса.

Налоговая служба понимает под описанием процедуры или документацией описание организационной и технической процедуры в отношении обработки налогово значимых сведений. Таким образом, при GoBD‑соответствующей или юридически надёжной архивации электронной почты явно речь идёт не только о техническом продукте “Mailarchivierungssoftware”, но всегда и неизбежно поэтому, весь процесс, а также технологию + прикладную среду, включая организацию, оформить и документировать их прозрачно.

Резюме

„GoBD-konform“ обозначает также, что это не является специфическим свойством продукта или характеристикой, которую можно обеспечить исключительно техническим продуктом „Mailarchivierungssoftware“ произведённым или гарантированным. Наоборот: „GoBD-konform“ относительно архивирования почты означает, что часть бухгалтерского процесса, связанная с электронными письмами в любой технической или организационной форме, должна соответствовать требованиям GoBD.

Правовое уведомление / Отказ от ответственности / Дисклеймер

Это сообщение не является юридической консультацией. Оно служит только для общей информации. Мы не несём ответственности за точность или полноту предоставленной информации. Любая ответственность исключается.