Это один из наиболее интенсивно и подробно обсуждаемых вопросов в отношении соответствующего закону архивирования электронной почты. Ясно (мы сталкиваемся с этим почти ежедневно): в мире царит огромная неосведомленность и нездоровые полузнания. Мы хотим пролить свет на это.

Чтобы разобраться в вопросе о том, что отличает соответствующее закону архивирование электронной почты, мы обратимся к практическому примеру: недавно запрос клиента в отношении Benno MailArchiv показал, что клиент хотел архивировать только электронные письма из выбранных почтовых ящиков. Пока все хорошо. Технически это легко реализуемо с помощью Benno MailArchiv. Но будьте осторожны! Соответствие закону определяется не только техническим продуктом, используемым для архивирования электронной почты!

Вопрос о «соответствии законодательства» решения для архивирования электронной почты возникает сразу после принятия решения о том, следует ли архивировать электронные письма.

Перед лицом действующих требований законодательства о соответствующем закону архивировании почты, крайне рискованно исключать определённые адреса электронной почты из архивирования. Это идёт (чисто с правовой точки зрения) только тогда хорошо, если абсолютно точно известно, что через исключённые из архивирования адреса электронной почты не отправляются и не принимаются письма, подлежащие архивированию. К чему мы и подходим к следующей ловушке. Какие же электронные письма подлежат обязательному архивированию?

Обязанность архивировать электронную почту существует в силу требований коммерческого и налогового законодательства. Правовая основа для этого определена в Торговом кодексе Германии (HGB) и Налоговом кодексе Германии (AO). В качестве примера электронной почты, подлежащей архивированию: согласно AO, все электронные письма или информация, содержащаяся в электронных письмах, которые соответствуют критериям «имеют отношение к налогообложению», должны архивироваться в соответствии с законом. На практике это относится к электронным письмам, содержание которых связано с деловой сделкой или может иным образом повлиять на налогообложение компании, подлежащей архивированию. В целом, это может включать практически всю входящую и исходящую электронную почту.

Таким образом, постепенно замыкается круг: как теперь следует архивировать в соответствии с законом?

Соответствующее законодательству архивирование электронной почты подразумевает использование формы и процедуры, подходящих для выполнения требований законодательства в этой области. Каковы эти требования? Например (чтобы подчеркнуть лишь один аспект), существует требование своевременного архивирования. Другими словами, электронные письма, полученные компанией, должны архивироваться как можно быстрее (что сводит к минимуму потенциальные манипуляции до архивирования и т. д.). Это приводит к специфическим требованиям к самому решению для архивирования, но прежде всего к процессу архивирования

Существует также ряд других требований. Все они влияют на проектирование различных аспектов процесса. Это означает, что в конечном итоге определенному требованию должно соответствовать не только техническое решение «Программное обеспечение для архивирования электронной почты Benno MailArchiv», но и весь процесс, среда приложения и т. д., в которых происходит архивирование электронной почты.

Кратко говоря: сначала необходимо обеспечить организационные меры, чтобы все требования к соответствующему закону об архивации почты были покрыты. Только после этого вступают в силу технические аспекты (реализация в программном обеспечении).

Короче говоря: одно лишь техническое решение (например, Benno MailArchiv) (то есть без сопутствующих организационных мер) никогда не сможет обеспечить архивирование электронной почты в соответствии с законодательством.

Чтобы окончательно соответствовать последнему требованию соответствующего законодательству архивирования электронной почты, а именно проверке решения третьими лицами в разумные сроки, окончательно установлено: без соответствующей документации о процедуре соответствующего законодательству архивирования электронной почты проверка невозможна и, следовательно, всё решение без соответствующей документации о процедуре не соответствует законодательству.

Это означает, что соответствующее законодательству решение для архивирования электронной почты представляет собой совокупность организационных мер, технического решения (самого программного обеспечения для архивирования электронной почты, такого как Benno MailArchiv), общей технической реализации и окончательной процедурной документации. Только таким образом можно достоверно выполнить все юридические требования к архивированию электронной почты. Само по себе программное обеспечение, без сопутствующих мер, никогда не соответствовать законодательству в отношении архивирования электронной почты.

Мы обладаем многолетним опытом в этой области и с удовольствием проконсультируем вас по вопросам соответствия требованиям, юридическим требованиям и их реализации. По причинам, связанным с профессиональными стандартами, ни эти заявления, ни наши консультационные услуги в этом контексте не представляют собой юридическую консультацию.