我们的答案一览
Benno邮件存档 – 常见问题
系统需求
- 可在硬件或虚拟化环境中运行（VMware、Proxmox、KVM、XEN、HyperV等）
- 可在容器中运行（例如Docker）
- CPU和RAM：
- 最多约100个邮箱：1个CPU核心；2-4 GB RAM
- 最多约500个邮箱：1-2个CPU核心；4-8 GB RAM
- 最多约1,000个邮箱：2个CPU核心；8-16 GB RAM
- 最多约5,000个邮箱：2-4个CPU核心；16-32 GB RAM
- 大容量存储：
- 操作系统和搜索索引：SSD
- 存档存储空间：慢速硬盘、NAS系统等（按需调整大小）
- 企业版和托管版：支持使用Amazon S3和兼容的存储系统作为存储
- 服务器实例的性能：最多约 2.500 客户 （理论上） 任意邮箱数量 每实例可映射
- 所有邮件都经过gzip压缩（并可选AES-256加密）存储
- 文本和HTML可实现良好的压缩率
- JPEG照片、MPEG影片或其他预压缩格式（附件）相应地达到 较差的压缩率
- 搜索索引的大小为 ca. 8-12% 档案的大小
兼容性和功能
是的，Benna MailArchiv 实际上与 所有 邮件和协同办公解决方案兼容。由于 Benna MailArchiv 使用并支持开放标准和开放接口，连接各种邮件解决方案变得容易实现。
要存档来自MS Exchange的电子邮件，必须在Exchange服务器上配置“日志邮箱”功能。根据配置的不同，它会将所有传入、传出和内部发送的电子邮件收集到一个汇总邮箱中，即所谓的“日志邮箱”。Benno MailArchiv通过Benno Exchange Connector从日志邮箱中检索所有需要存档的电子邮件，并自动进行存档。.
Benno MailArchiv当然支持Exchange Online邮箱（即Microsoft 365）。 .
客户需要在Exchange Online中设置的日志邮箱，按照Microsoft AGB的规定，不能是Exchange Online邮箱。也就是说，需要在Exchange Online之外设置一个邮箱，用作日志邮箱。.
我们为所有使用Benno Cloud Enterprise for Office 365 / Exchange Online的客户免费提供定制的日志邮箱。.
Exchange Online提供了一个简单的邮件存档功能。然而，Benno MailArchiv是Office 365 / Exchange Online的最佳补充，因为Benno MailArchiv / Benno Cloud提供了比简单存储邮件更多的功能：通过集成的全文搜索，任何邮件都可以在几秒钟内被找到和显示。.
电子邮件搜索和研究
我们在教程“使用Benno MailArchiv 2.0快速简单地查找电子邮件”中总结了Benno MailArchiv的多种搜索可能性。.
本教程可以 在此 下载。
当然。不过，目前详细的语法文档只有英文版。.
我们使用Apache Lucene对电子邮件进行索引和搜索。Apache Lucene也被维基百科用于索引和搜索维基文章。.
关于 Lucene 语法（以及 Benna MailArchiv）的详细文档位于此处：
http://lucene.apache.org/core/3_5_0/queryparsersyntax.html
一份德语语法描述（不保证完整性）可在此处找到：
http://www.fh-wedel.de/~si/seminare/ws02/Ausarbeitung/e.lucene/2.html
管理和权限管理
Benno MailArchiv同时具有AD连接器和LDAP连接器。两者都包含在许可范围内。.
合规性和法律方面
Benno邮件存档满足GoBD的要求。（GoBD取代了截至2014年底有效的GDPdU和GoBS。）
然而，仅将 Benno MailArchiv 作为邮件归档的软件解决方案使用，通常并不会自动且必然地实现符合 GoBD 的邮件归档：根据 GoBD，纳税人有义务编制关于税务和商业法相关电子邮件归档的过程文档。在此文档中，除了技术方面的关联之外，还必须描述 组织方面的要素 对邮件归档进行描述。
注意: 一个邮件归档解决方案（Software）单独是 绝不 适合建立符合GoBD的邮件归档。需要 基本上始终 也需要对应用环境的文档化，在其中进行邮件归档。
注意: 即使存在可能的证书或测试报告，声称该软件符合GoBD，也不会导致符合GoBD的邮件归档，因为它（根据GoBD的文字）“对税务机关没有约束力”产生（参见GoBD，第12章（认证和软件测试报告），第181段）。它们在法律上无效，充其量是误导性的营销宣传。
关于此的更多细节已在章节“如何确保符合GoBD的合规邮件归档？”中说明。.
Benno MailArchiv在技术层面上首先具有这样的特性，即为每封存档的电子邮件生成SHA-256校验和并进行日志记录。根据校验和信息，可以随时检查和确定每封电子邮件或整个存档的一致性。.
电子邮件的真实性在WebApp中针对每封显示的电子邮件进行动态检查，结果以绿色提示或红色警告三角形的图标显示。.
为了实现符合法律要求的邮件归档，除了纯粹的邮件归档软件外，还需要“Orgware”。符合GoBD的邮件归档仅靠技术组件无法实现，必须配合组织措施。因此，在完成Benno MailArchiv的技术实现后，需要编写合适的过程文档，以记录该过程的合规性。文档中必须描述并记录安装的所有关键方面。（另请参阅章节“Benno MailArchiv是否符合GoBD？”）.
如果我们被委托创建程序文档，我们在创建过程中参考了各种协会的相关建议和审计及认证标准，以及德国审计师协会（IDW）的标准，这样就可以确保Benno MailArchiv安装的独立可审计性随时通过程序文档得到保证。.
Weiterführende 关于符合法规的邮件归档以及过程文档主题 的信息 请您查找 此白皮书中.
真正的重复项，即字节相同的电子邮件，不会被Benno MailArchiv接受，因此也不会在日志中记录。这涵盖了大多数情况，例如抄送和密送邮件，只要转发邮件服务器配置正确。.
启发式重复邮件搜索 wäre 有问题，因为它对用户不透明，并且 darüber 还可能成为潜在的错误来源。
原则是: „宁多不寡归档“。
没有任何数据会在10年后自动删除。.
根据现行法律规定，出于商业或税务考虑，电子邮件可以在6年或10年后删除。但不会自动删除。.
Benno MailArchiv 将已存档的电子邮件存储在具有可配置时间分割（例如每月、每季度、每年等）的存档区域中。管理员可以根据已过期的期限和时间段从存档中删除电子邮件。.
从合规的角度来看，然而，永久存储电子邮件可能比按照期限删除电子邮件更有意义：尽管法律规定的保存期限允许在期限结束后销毁信息，但出于可追溯性、文档化、责任澄清等原因，可能有必要不删除电子邮件。.
在此背景下，我们了解到客户的合规要求，包括甚至对垃圾邮件进行归档，以便明确且有保证地追溯何时收到哪封电子邮件，或排除任何电子邮件不存在或无法检索的情况。
此类规定与公司的企业政策以及基于公司治理的现有合规要求相关联。
这里涉及的个人数据保护方面（DSGVO）以及可能需要的不同措施，由纳税人负责检查。Benno MailArchiv 在这里不构成障碍，而是满足法律要求。.
不。虽然在技术上可以轻松实现，但不符合GoBD要求。我们很乐意为此类邮箱的用户提供迁移到 LWsystems Cloud 。在 LWsystems Cloud 中，您可以使用 Groupware Zimbra，并在任意大小的邮箱之间进行选择——从简单的 IMAP 邮箱（带 Web 邮件）到完整的 Groupware 邮箱。您当然也可以使用 Microsoft Outlook。
有关托管的 Zimbra 邮箱的更多细节，请在 这里。
关于 Open Benno MailArchiv 的问题
Open Benno MailArchiv 是 Benno MailArchiv 的社区版本。Open Benno MailArchiv（简称“Open Benno”）可在私人环境中免费使用。其源代码可在互联网上下载。Open Benno 在多个方面与 Benno MailArchiv 不同（见下个问题）。.
Benno MailArchiv 是由制造商维护和支持的软件，适用于各类企业和机构。.
Benno MailArchiv 基于付费的软件维护订阅提供。该订阅确保了产品的维护、进一步开发以及由我们作为制造商提供支持的可能性。.
Benno邮件存档和“开放Benno”在一些技术和法律要点上有所不同：例如，使用“开放Benno”的商业或专业用途违反了Benno邮件存档WebApp所依据的软件许可协议。.
开放Benno邮件存档（“开放Benno”）和Benno邮件存档在以下几点上有所不同：
- 不需要许可证密钥
- 没有用户权限（每个用户都可以查看所有电子邮件）
- benno-rest软件包的交付以二进制包的形式进行
- 在搜索时没有性能优化
我们坚信，软件在开放环境中比封闭式软件更能蓬勃发展并达到更高的质量，用户无需完全依赖制造商的承诺。开放性为用户带来了许多好处：
- 该软件可随时由第三方独立于制造商进行检查。.
- 邮件归档导致长期数据孤岛的产生。为了防止这些数据孤岛变成数据坟墓，绝对的开放性是一个重要的前提。.
- 用户永远不会处于“供应商锁定”状态，即用户有保证，可以以最简单的方式随时切换到另一个邮件归档系统（如果用户需要的话）。.
- 对于“最坏情况”，Open Benno MailArchiv 提供了一个100%数据兼容的软件版本。从根本上排除了数据坟墓的可能性。此外，这样可以确保在紧急情况下，所有存档的电子邮件都可以完全独立于提供商和技术，随时可读且可使用。.
是的。两个版本都是数据兼容的，并且将保持这种状态。可以在两个方向上进行切换。需要注意的是，使用 Open Benno 进行符合 GoBD 的商业和税务相关电子邮件存档不仅在许可上是不可能的，而且基本上是被排除的。.