这是有关合规邮件存档的最深入讨论的问题之一。可以肯定的是（我们几乎每天都会遇到这种情况）：世界上存在着巨大的无知和不健康的半知识。我们希望能够对此进行澄清。.

为了弄清楚什么是符合法律规定的邮件归档，我们借鉴了一个实际案例：最近，与Benno MailArchiv相关的一位客户询问表明，该客户只想存档所选电子邮件帐户的电子邮件。到目前为止还好。在技术上，使用Benno MailArchiv很容易实现这一点。但是要小心！合规性不仅仅取决于用于邮件归档的技术产品！

关于邮件归档解决方案的“合规性”问题已经在决定是否归档电子邮件的那一刻就开始了。.

在符合立法者对符合法律规定的邮件归档的有效要求背景下，将某些电子邮件地址基本排除在归档之外是非常棘手的事情。 (从纯法律角度来看) 只有当绝对确定通过排除在存档之外的邮件地址，没有发送或接收需要存档的电子邮件时，这样做才有效。 这就引出了下一个陷阱。哪些电子邮件是需要存档的？

根据商业和税法的规定，电子邮件必须进行归档。法律依据因此在《商业法典》（HGB）和《税收条例》（AO）中定义。这里仅举一个唯一的（！）归档义务电子邮件的例子：根据AO的规定，所有电子邮件或基于电子邮件的通信信息，只要符合“只要对税务有重要意义”的状态，就必须以符合法律的方式进行归档。在实践中，这指的是内容（例如）与业务交易有关或可能对归档义务企业的税务产生影响的电子邮件。通常，这几乎可以包括所有收发的电子邮件。.

这样，循环逐渐闭合：那么，如何以符合法律规定的方式进行存档？

合规的邮件归档意味着采用一种形式和归档方法，以满足合规邮件归档的要求。涉及哪些要求？例如（仅为说明一个方面），涉及归档时效性的要求。换句话说：公司收到的电子邮件必须尽快归档（这可以最大程度地减少归档前的潜在篡改可能性等）。因此，对归档解决方案本身以及尤其是对 过程 归档。

还有其他一些要求。它们都决定了各种过程性方面的设计。这意味着，最终不仅技术解决方案“Mailarchivierungssoftware Benno MailArchiv”必须满足特定要求，还包括整个过程、应用环境等，在其中进行邮件归档。.

简而言之：首先，必须通过组织措施确保符合法律规定的邮件存档的所有要求。然后，技术方面（软件实现）才会发挥作用。.

一句话概括： 一种技术 Lösung（例如 Benno MailArchiv）是单独的（也就是说没有配套的组织 Maßnahmen） 永不 有能力实现合规的邮件归档。

为了最终满足合规邮件归档的最后一个要求，即第三方在合理的时间内检查解决方案的可行性，最终确定：没有适当的合规邮件归档程序文档，就无法实现可检查性，因此整个解决方案如果没有适当的程序文档就不符合法律要求。.

并且这意味着： 合规的 Mailarchivierungslösung 是组织 Maßnahmen、技术 Lösung（如 Benno MailArchiv 软件本身）、技术整体实现以及最终的 Verfahrensdokumentation 的总和。 只有这样，才能将所有对 Mailarchivierung 的法律要求 prüfbar 地映射出来。单独的软件，也就是没有配套的组织 Maßnahmen， 永不 适合实现合规的邮件归档。

我们拥有长期处理这些复杂问题的经验，并乐意为您提供有关合规性、法律要求及其实施的咨询。出于职业原因，我们在此不提供法律咨询。.